Was?

Die kompakte Lösung

Sie müssen in Excel mühsam immer wieder die gleichen Aufgaben erledigen? Sie haben riesige, unübersichtliche Tabellen oder Formulare?
Dann ist ein speziell auf diesen Fall zugeschnittenes Tool genau richtig für Sie!

Die meissten Exceltabellen, die sich im Umlauf befinden, wurden von einzelnen Mitarbeitern selbst erstellt. Und zwar genau so, wie es der- oder diejenige für richtig und sinnvoll erachtet. Die Dateien wachsen mit den Jahren, werden umfangreicher und je nach Wissensstand des Mitarbeiters werden kompliziertere Formerln und evtl. auch das ein oder andere Makro hinzugefügt. Das ist auch soweit kein Problem, solange kein anderer Mitarbeiter mit dieser Tabelle arbeiten muss.

Denn oft fangen dann die Probleme an. Daten werden anders eingetragen als vorgesehen, Spalten oder Zeilen werden verschoben, Zellen werden versehentlich gelöscht. Und schon funktioniert nichts mehr. Sicherheit ist in solchen Dateien fast nie ein Thema. Genausowenig wie eine möglichst einfache Bedienung (man rechnet seltenst damit, dass jemand anders mit der Tabelle arbeitet). Oft fehlt auch einfach nur das nötige Fachwissen um alle Möglichkeiten in Excel auszuschöpfen.

Ist also kein Excelexperte vor Ort komme ich ins Spiel.

Was ist überhaupt ein Tool? Als Tool bezeichnet man eine Art „Werkzeug“, das bestimmte Arbeit erleichtert. In diesem Fall handelt es dabei meist um überarbeitete, verbesserte oder komplett neu erstellte Exceltabellen.

Diese Tools können dann von einfachen Aufgaben wie automatische Berechnungen, Import von Daten oder Formatierungen bis hin zur kompletten Steuerung über UserForms (eine Art Benutzeroberfläche mit Dialogfeldern und Fenstern) übernehmen.
Es kann sogar eine minimalistische Rechte- und Benutzerverwaltung integriert werden, durch die sich der Mitarbeiter mit einem Passwort anmelden muss und dann je nach hinterlegten Rechten nur bestimmte Aufgaben durchführen kann. Sicherheit ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt.
Vieles wird neben den umfangreichen bereits vorhandenen Funktionen durch VBA (eine in Office integrierte Programmiersprache) umgesetzt. Durch solche Tools können viele Fehler wie Eingabefehler, Formfehler oder versehentliche Verschiebungen oder Löschungen verhindert werden. Die Daten in den Tabellen können dadurch effektiv geschützt werden. Ebenso können viele Aufgaben, die sich ständig Wiederholen, automatisiert werden.
Auch werden komplizierte Tabellen durch eine Benutzeroberfläche wesentlich einfacher zu bedienen indem nur noch auf bestimmte Buttons geklickt oder Daten über ein Fenster eingegeben werden kann.

Es ist fast alles möglich. Von einfachen Kalkulationen bis hin zu Verwaltungstools.

Die komplette Lösung

Keine Lust mehr auf ein Chaos aus Tabellen,Tools, Ordnern und ständigem Suchen?
Dann ist ein exakt an SIE angepasstes datenbankbasierendes Softwarepaket genau richtig!

Viele kleine und mittelständische Einrichtungen vor allem im sozialen Bereich arbeiten in der EDV immer noch in einem lockeren Verbund aus Excel, Word und vereinzelter Spezialsoftware. Dieses System hat sich oft über Jahre hinweg entwickelt und viele Einrichtungen sind auch in der Mitarbeitanzahl stetig gewachsen. Das EDV-System wurde meistens jedoch nicht angepasst und die Anzahl der verschiedenen Tabellen, Formulare und Vorgehensweisen sind daher immer unüberschaubarer geworden.

Dies liegt daran, dass Microsoft Office fast auf jedem Rechner verfügbar ist und daher Excel zu einem Standardwerkzeug gehört. Und das auch nicht ohne Grund, da es ein Funktionsspektrum bietet, bei dem seine OpenSource-Konkurrenten wie das kostenlose OpenOffice, nicht mithalten können. Die meisten Funktionen lassen sich auch sehr einfach anwenden – und genau darin liegt das Problem:

Jeder Mitarbeiter schafft sich irgendwann seinen eigenen Kosmos an Exceldateien. Da es aber meistens nicht nur einen Mitarbeiter gibt und sich Aufgabengebiete überschneiden, entstehen so im Unternehmen oft mehrere Tabellen mit gleichen Inhalten. Diese Daten müssen dann ständig abgeglichen werden. Dazu kommt, dass die Tabellen mit den Jahren wachsen und sporadisch mit „Funktionen“ erweitert werden. Da die Mitarbeiter oft nicht auf Excel geschult sind, werden diese Tabellen für andere Mitarbeiter unüberschaubar und unverwendbar. Bei einem Mitarbeiterwechsel muss so entweder eine aufwendige Dokumentation erstellt oder eine lange Einlernphase aufgewendet werden. Im schlimmsten Fall muss die Tabelle sogar verworfen werden und der neue Mitarbeiter muss sich ein ganz neues „System“ aufbauen.

Ein weiteres Problem bei Exceltabellen ist das gleichzeitige Verwenden von mehreren Mitarbeitern. Prinzipiell zwar möglich, aber sehr umständlich. Da immer nur eine Person die Datei mit Schreibrechten öffnen kann, ist diese Methode nur bei Tabellen, die selten geöffnet werden müssen zu empfehlen.

Dazu kommt noch, dass es bei Excel keine Möglichkeiten gibt, verschiedene Rechte zu vergeben. Es ist zwar möglich, über VBA eine minimalistische Rechteverwaltung zu integrieren, diese stößt aber sehr schnell an ihre Grenzen.
Für all das gibt es eine sehr einfache Lösung: Datenbanken!

Sobald ungeregelte Datenredundanz droht (mehrfaches Vorkommen der gleichen Daten), paralleler Zugriff auf dieselben Daten notwendig ist, der Datenzugriff durch ein Rechtemanagement geregelt werden soll und Anwendung sowie Datentabellen voneinander zur Erhaltung der Flexibilität besser getrennt sind oder sein sollen, ist eine Datenbank das Mittel der Wahl und der Export für Auswertungen nach Excel oder das automatische Erstellen von Formularen in Word ist dann nur eine Kleinigkeit.
Bei einer Datenbank liegen die Daten zentral auf einem Server und die Mitarbeiter greifen von ihrem eigenen Rechner darauf zu.

Client-Server-Zugriff

ClientServer

So hat jeder Mitarbeiter die gleichen und aktuellsten Daten zur Verfügung.
Die Pflege der Daten lässt sich über eine angenehme Benutzeroberfläche, das sogenannte "Frontend" vornehmen. Dies ist für die Mitarbeiter äussert angenehm und benutzerfreundlich.
Im "Backend", das ist die Datenbank, die im Prinzip nichts anderes ist als viele systematisch miteinander verknüpfte Tabellen, liegen dann alle Daten. Diese werden dann vom Frontend aus manipuliert. Das heißt, geschrieben, bearbeitet und gelöscht.

Frontend-Backend-Verteilung

FrontendBackend

So ein Komplettpaket wird von mir natürlich individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst. Da jedes Unternehmen, jede Einrichtung und jedes Team andere Ansprüche hat, andere Funktionen benötigt und es so gut wie nie DIE Standardlösung gibt, ist das meiner Meinung nach auch der einzige langfristig zufriedenstellende Weg.